Exemple illustratif : préparation d’appels d’offres pour un constructeur romand

TL;DR

• Contexte hypothétique : entreprise générale de construction romande d’environ 40 collaborateurs, avec marchés publics et privés
• Problème à examiner : qualification et préparation des dossiers d’appels d’offres
• Solution envisagée : analyse documentaire assistée et préparation de brouillons de mémoire technique à partir de références autorisées
• Objectif à évaluer : temps de préparation, exactitude des informations et qualité des décisions de réponse, sans présumer un gain

Note : scénario hypothétique pour expliquer une architecture et un pilote BTP. Il ne décrit pas une livraison client vérifiée et ne présente pas de résultats mesurés. Effectif, budget, durée, volumes et composants techniques sont des hypothèses à valider après cadrage ; la stack décrite est envisagée.

Hypothèses du scénario

Imaginons une entreprise romande de 40 collaborateurs, dont 6 chargés d’affaires et 4 ingénieurs métré, examinant entre 60 et 100 appels d’offres par an. Ces volumes et cette organisation sont des hypothèses, pas des observations clients.

Les tâches à examiner pourraient comprendre :

1. Lecture et synthèse du cahier des charges
2. Identification des exigences, délais et conditions de participation
3. Préparation des attestations et références administratives
4. Rédaction du mémoire technique
5. Décision humaine de répondre selon critères métier et moyens disponibles

Mesurer volumes, temps de préparation et de vérification, diversité documentaire et motifs de décision avant de choisir le périmètre.

Architecture et déploiement envisagés

Calendrier indicatif de 8 semaines à cadrer selon les accès, les documents et les tests ; aucune livraison dans ce délai n’est attestée.

Phase 1 — Diagnostic

Étudier un historique autorisé de dossiers, les exigences par type de marché et les critères de décision. Définir les informations nécessaires sans présumer un taux de succès ou de demandes à écarter.

Phase 2 — Build (durée indicative : 6 semaines)

Composants envisagés : LLM, base documentaire des mémoires et comptes-rendus autorisés, intégration SIMAP et workflows n8n. Le choix du modèle et des fonctions dépend des données et des conditions des services.

L’intégration SIMAP doit être étudiée via l’API documentée, selon les accès, le rôle et les conditions d’utilisation applicables. Aucune autorisation de scraping ni intégration en production n’est attestée ici. FAQ officielle SIMAP et interface API, documentation API, conditions SIMAP.

Examiner aussi les flux documentaires, les prestataires, les pays de traitement, les droits, la conservation, les contrats et les obligations de secret avant de transmettre des dossiers au modèle.

Module 1 — Analyse de dossier

• Import de documents autorisés, avec contrôle du format et des droits
• Proposition de synthèse : objet, échéances et critères identifiés
• Signalement des exigences et points d’attention avec références aux passages sources
• Vérification humaine des informations manquantes, erreurs et contradictions
• Grille de pertinence à tester : un score non calibré ne garantit ni l’éligibilité ni une décision correcte

Module 2 — Brouillon de mémoire technique

• Indexation des références et mémoires dont l’usage est autorisé
• Recherche de passages pertinents selon les exigences du dossier
• Préparation d’un brouillon à relire, adapter et valider par le chargé d’affaires
• Vérification de la provenance, des droits et de l’actualité des références avant soumission

Module 3 — Dossier administratif

• Bibliothèque d’attestations avec suivi de validité et accès restreints
• Préparation du dossier selon les pièces requises, avec contrôle humain avant transmission

Phase 3 — Adoption

• Hypothèse de formation : 6h sur deux sessions, à adapter
• Définition des critères de décision avec les personnes responsables
• Exemple de pilote sur 10 appels d’offres, à ajuster selon disponibilité et diversité des dossiers
• Procédure manuelle et reprise humaine en cas d’échec ou d’information manquante

Mesures à collecter pendant un pilote

Aucun résultat client mesuré n’est présenté dans ce scénario. Comparer :

• Temps de préparation et de relecture sur des dossiers comparables
• Exigences correctement identifiées, omissions et faux positifs
• Exactitude, provenance et validité des pièces et références
• Décisions humaines de réponse et motifs documentés
• Volume effectivement soumis et qualité des dossiers, sans présumer un gain de marché
• Coûts complets, charge des équipes et accès aux documents

Le temps libéré ne constitue pas automatiquement une économie de trésorerie ou une hausse du nombre de marchés gagnés.

Points à valider

1. Analyse du texte et traitement spécialisé des plans : ne pas présumer que le LLM interprète correctement DWG ou IFC
2. Critères de qualification et validation humaine, sans déduire un taux de succès d’un score
3. Conditions et évolutions de l’API SIMAP, coûts de maintenance et procédure de reprise à chiffrer

Vous êtes une entreprise générale ou un bureau d’études en Suisse romande ?

Des scénarios comparables peuvent être étudiés pour architectes, bureaux techniques et entreprises spécialisées, selon leurs documents, obligations et conditions de participation.

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