Exemple illustratif : pré-saisie comptable et TVA pour une fiduciaire vaudoise

TL;DR

• Contexte hypothétique : fiduciaire vaudoise, environ 60 collaborateurs et 800 dossiers PME
• Problème à examiner : pics de charge sur la saisie comptable et les déclarations TVA
• Solution envisagée : extraction OCR, propositions de pré-saisie et connecteur comptable
• Objectif à évaluer : temps de pré-saisie et de validation, qualité des écritures proposées et traçabilité, sans automatiser la responsabilité du comptable

Note : scénario hypothétique pour expliquer une architecture et un pilote dans ce secteur. Il ne décrit pas une livraison client vérifiée et ne présente pas de résultats mesurés. Effectif, budget, durée, volumes et composants techniques sont des hypothèses à valider après cadrage ; la stack décrite est envisagée.

Hypothèses du scénario

Imaginons une fiduciaire vaudoise de 60 collaborateurs gérant environ 800 dossiers PME. Elle traiterait des factures, notes de frais, relevés bancaires et déclarations TVA, avec des pics de charge trimestriels.

Le cadrage devrait mesurer les volumes, le temps de saisie et de relecture, la diversité des formats et les contraintes du logiciel comptable avant de choisir les tâches à tester.

Architecture et déploiement envisagés

Calendrier indicatif de 6 semaines à valider après cadrage et pilote, selon les données, les accès et les tests nécessaires.

Phase 1 — Diagnostic et cadrage

• Inventorier les workflows comptables et les volumes réels
• Prioriser les tâches selon utilité, risques et effort d’intégration
• Étudier extraction, classification, propositions d’écritures et détection d’anomalies
• Définir les contrôles comptables avant d’étudier le pré-remplissage TVA

Phase 2 — Build (durée indicative : 4 semaines)

Composants envisagés : n8n, OpenAI GPT-4o, Supabase et un connecteur au logiciel comptable, à vérifier selon les fonctions et conditions retenues.

Avant d’envoyer les pièces à un OCR, un LLM, un stockage ou un connecteur, vérifier les données transmises, les pays de traitement, les droits d’accès, la conservation, les contrats et les obligations de secret. La stack envisagée ne certifie pas ces conditions. PFPDT : responsabilités de sous-traitance.

• Extraction : tester fournisseur, date, montants, TVA et champs nécessaires sur des pièces autorisées
• Propositions d’écritures : définir et tester les règles de validation ; un score non calibré ne garantit pas la justesse d’une écriture
• Validation humaine : prévoir une validation avant toute transmission au logiciel comptable ; tester corrections, refus et procédure manuelle
• Traçabilité : accès restreints, suivi proportionné et conservation définie, sans collecte inutile de contenu confidentiel
• Interface : présenter les propositions, pièces sources et corrections pour faciliter la vérification

Phase 3 — Adoption (durée indicative : 2 semaines)

• Hypothèse de formation : 4h pour une cohorte de 12 comptables, à adapter, sur des pièces autorisées
• Documentation et procédure manuelle en cas d’échec ou d’information manquante
• Accompagnement de 30 jours et canal de support éventuellement envisagés, à préciser au contrat

Mesures à collecter pendant un pilote

Aucun résultat client mesuré n’est présenté dans ce scénario. Comparer :

• Temps de pré-saisie et de relecture sur les mêmes catégories de pièces
• Exactitude des champs et écritures, corrections humaines et exceptions
• Détection d’anomalies, avec faux positifs et faux négatifs
• Traçabilité, accès, révocations et suppression
• Coûts complets et capacité effectivement réutilisée

Du temps libéré ne constitue pas automatiquement du cash économisé, du revenu ou un recrutement évité.

Points à valider

1. Extraction sur pièces difficiles et procédure manuelle
2. Validation, responsabilité et traçabilité des écritures
3. Usage réel du temps libéré et besoins de formation

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